为什么酒店需要专门的电话系统（提升客户服务质量）

酒店如何使用 PBX 电话系统

尽管客人更多地依赖手机与员工沟通，但酒店电话系统仍是大多数酒店运营的通信骨干。从前台到后台和客房，整个酒店都在使用该系统。
前台是酒店的通讯中心。电话系统允许客人与前台联系 - 一些系统还向前台代理显示客人的姓名，以帮助个人问候。该系统还使前台能够设置自动提醒（例如叫醒电话）并卸载繁琐的任务。使用数字接线员，电话系统还可以将呼叫路由到其他部门（例如客房服务和客房服务），以便前台可以处理其他任务。
后台也是电话系统的重度用户。您的销售团队将拥有专用的分机，以及可以直接转录到电子邮件的数字语音邮件。您的酒店电话系统还可以处理传真，以便您的团队可以接收来自中介的预订确认。工作人员可以设置“请勿打扰”模式，并在不在酒店时自动将电话转接到手机。
现代电话系统以多种方式使宾客体验受益。当然，还有室内电话可以直接与员工联系，大多数现代系统都支持多语言消息传递。但还有一个隐藏在视线之外的主要优势：集成。传统的固定电话系统只执行几个主要功能：呼叫和语音邮件。用更灵活的系统替换有限使用的系统意味着您可以构建适应客人偏好的通信基础设施。例如，您可以扩展物业的电信基础设施以支持客人智能手机，从而在物业内扩展其覆盖范围。其他有用的集成：能够从客房输入 PMS 代码以更新房间状态和可用性，连接到酒店内的 WiFi 以实现无缝计费。

在酒店 PBX 电话系统中寻找什么

为您的酒店选择最佳的 PBX 系统取决于您计划如何将其集成到您现有的通信流程中。考虑酒店电话系统的最佳方式是将其视为技术库存中的另一个应用程序。它应该与其他所有内容集成，允许您利用其全部功能。
以下是需要考虑的几点：
集成：由于 IP PBX 利用互联网，它可以在不同的工具之间集成和交换。我们建议快速绘制不同通信流的草图，以了解您可能希望如何实现 IP PBX。最大的用例之一是与您的CRM直接集成，以便您可以记录呼叫并确保销售团队快速跟进潜在客户和客户。
数字操作员：您的 PBX 系统是您的数字操作员，可以路由呼叫并帮助客人找到合适的人。
紧急呼叫：当客人拨打紧急电话时，应立即通知前台。
戒指组：如您所知，前台和后台的事情可能会很快变得繁忙。设置响铃组的能力，该组将响多个电话，直到其中一个接听，让您的团队掌握客人请求和其他重要通信。
智能呼叫路由：智能呼叫路由可有效地将呼叫连接到正确的人。例如，您可能希望安排呼叫路由，以便在工作时间内呼叫给一个人（如 GM），在非工作时间呼叫呼叫给另一个人（如夜班经理）。
传真：许多酒店仍然需要访问传真。PBX 系统可以满足这一需求，提供入站和出站传真，所有这些都集成到单个电信产品中。
语音信箱到电子邮件：现代 PBX 系统提供的最引人注目的生产力助推器之一是语音邮件到电子邮件。系统会将您的语音邮件转录为电子邮件，然后可以将其路由到相应的部门。或者，您可以让外部资源（例如虚拟助理或公司办公室）根据语音邮件确定任务的优先级和分配任务。
免费服务：如果您使用免费热线拨打呼入电话，请务必找到能够充分支持它的供应商。
房内特色：考虑是否要包含其他功能，例如请勿打扰模式或自动唤醒呼叫。许多酒店 PBX 电话系统提供的功能可以改善宾客体验并消除员工的一些日常职责。
管理界面：我们任何人都不需要另一个管理起来很复杂的工具。如果您总是必须联系供应商进行小的调整更改，这可能会非常令人沮丧。寻找基于浏览器的管理门户或其他帐户管理界面，以简化自助服务。您应该能够从集中式仪表板添加和删除用户、监控使用情况以及管理您的帐户。
报告：查找完整的详细通话记录和会计，以便您全面了解该系统在您的物业中的使用情况。详细的报告让您随时了解情况，并能够优化员工和客人的体验。
安全：只选择声誉良好的供应商。如果您使用使用您物业的互联网连接的 IP PBX，您将需要强大的安全性来防止不必要的入侵 - 以及令人头疼的问题。在安全性方面，信任同事的建议高于一切。如有疑问，请随心所欲！
现代 PBX 系统可以成为您酒店全渠道通信策略的一部分。它允许您在客人喜欢的频道上与他们交流，并在频道之间保持相关信息同步，以便您可以保持对客人的整体了解。数字电话系统可以为您的财产解锁很多东西！

酒店是否可以在没有酒店电话系统的情况下运营？

虽然大多数酒店至今仍拥有酒店电话系统，但通过利用软件工具和设备的组合进行通信和宾客服务，绝对可以在没有传统电话系统的情况下经营酒店。以下是此类设置如何工作的概述：

1. 访客消息： 酒店可以利用客人消息传递平台或通信应用程序，而不是依赖电话。这些工具允许客人通过短信直接与酒店工作人员沟通，无需打电话。工作人员可以迅速有效地做出回应，解决客人的询问、要求并提供帮助。
2. 员工协作软件：为了实现酒店员工之间的有效内部沟通，可以使用协作软件。这些工具提供消息传递、文件共享、任务分配和实时更新等功能，确保不同部门和员工之间的无缝协调。这使员工能够在不依赖传统电话线的情况下进行高效的沟通和协作。
3. 宾客服务平板电脑：平板电脑可以部署在客房内，也可以在酒店各处的关键位置使用。客人可以使用这些平板电脑访问各种服务，例如订购客房服务、要求客房清洁服务、预订水疗中心或寻求当地建议。平板电脑可以配备用户友好的界面，并与酒店管理软件集成，以简化客人的要求并提供方便的自助服务选项。
4. 移动设备：酒店员工可以配备移动设备，例如智能手机或平板电脑，使他们能够随时随地进行通信。这些设备可以具有宾客消息传递应用程序、协作工具和对相关酒店系统的访问，使员工能够在整个酒店内做出响应和访问。
5. 基于云的系统：基于云的解决方案可用于存储客人信息、管理预订和简化操作。这些系统可以与访客消息传递平台、协作软件和其他工具集成，以确保跨不同接触点的顺畅沟通和信息共享。
6. 自动化服务：实施自动化解决方案可以增强客户体验并最大限度地减少直接沟通的需求。例如自助值机亭或手机办理登机手续选项可以减少对前台交互的需求。与房间控制系统的集成可以使客人通过移动应用程序调节温度或照明，从而减少打电话请求此类更改的需要。

通过利用这些软件工具和设备，酒店可以有效地与客人沟通，简化内部运营，并提供方便和个性化的客人体验，而无需依赖传统的电话系统。但是，重要的是要确保强大可靠的互联网连接，并制定应急计划来解决可能出现的任何连接问题。