传真机虽然容易使用，但也有其固有的缺陷。当放置在多人共用的办公室时，传真机必须为许多用户所共用。除了隐私问题之外，共用传真机还有许多其他的困难和不便之处。然而传真服务器却克服了这些缺点，允许用户直接从桌面传真文档，不需要打印文档、在传真旁排队等候或者人工向传真机中送纸。
传真服务器是一个软件、硬件的组合体，不仅要在每个需要传真的桌面PC机上安装一个客户端软件包，还需要一个类似于IP传真网关的集中式传真服务器。对于客户PC来说，使用传真服务器发传真就像使用一个标准打印机打印一样简单，用户选择了打印机配置和要打印的文档就可以打印了。如果要发传真，使用传真服务器也一样方便。这时，文档就按照传真协议进行编码并传输到传真服务器。当用户给出“发传真”命令的时候，传真服务器接受传真命令并且拨打PSTN电话号码发出传真。实际上在80年代中期开始，传真服务器就已开始使用了。但是直到最近、它才开始使用IP作为其传输机制。虽然这对本地使用来说没什么影响，但是随着IP使用的日益广泛，意味着本地PC机可以通过互联网或IP网登录远方的传真服务器发送传真。这样，传真就可以避免频繁使用PSTN传输，可以节省大量的长途电话费用。
通过使用集中传真盒，传真服务器能简化传真的接收。服务器一旦接收到传真，就可以按照预定路线传送到打印机。甚至可以作为E-Mail附件传送到个人电子邮件信箱。为了完成这些智能化的传送，前向拨号（DID）使得服务器可以在共享的PSTN线路上接收传真，而根据它们所携带的号码对它们区别对待。
具有IP功能的传真机
在各种高速终端传真设备市场上，有一种新的具有以太网接口的独立式传真机，这种传真机完全是由硬件来实现的，并且提供一个与G3传真机相兼容的用户接口。就像使用传统传真机一样，用户只需插入需要传真的文档，输入远方PSTN传真号码即可。然后，机器自动查询内部数据库，这个数据库事先由工作人员输入，数据库中的电话号码对应着其他IP传真机和传真机的IP地址或DNS域名。当发现被拨号码所对应的IP传真机时，机器就会通过T.37、T.38或其他的IP传真协议与远方的IP传真机相连，传送数据。如果没有发现被拨号码所对应的IP传真机，它就会采用普通的方法使用PSTN接口经PSTN发送传真。
PSTN/IP“端口”设备也是应用同样的思想。实际上，它是把IP接口和数据库的功能集成到单一的设备上，G3传真机就接在该设备上。当使用以太网入口发送传真的时候，这个端口就为本地传真机模拟PSTN对本地传真机来说就好像存在一个PSTN和一个远端传真机一样。对用户来说这是种透明的方法，也就是说用户在使用时甚至不知道他的传真是经过Internet还是经过PSTN进行传输的。因此，用户也不需要学习有关发送传真操作的新知识。然而，IP传真机的缺点也与优点是相连的，既然它与普通传真机工作方式相同，它也同样具有隐私问题、用户排队等待、纸处理等不足。它还必须配置可能与它相连的传真机IP地址数据库，这些配置通常是人工进行的。因此，这种设备比较适用于那些花费大量的传真费用，频繁地与有限组织进行传真的地方，例如一个大组织的分支机构。
这种方式的传真机还允许发送方用户通过键盘输入互联网电子邮件地址、将传真作为电子邮件的一部分发送到网络中。
